¿Cómo hacer una factura paso a paso?

Emitir facturas es una de las obligaciones básicas para cualquier autónomo o empresa, ya que son documentos clave para justificar ingresos y gastos ante Hacienda. Sin embargo, no todas las facturas son válidas: deben cumplir ciertos requisitos formales según la normativa vigente en España. Aquí te explicamos, de manera sencilla y clara, cómo hacer una factura correctamente y qué debes tener en cuenta para no cometer errores.

¿Qué normativa regula la emisión de facturas en España?

Las obligaciones en materia de facturación están recogidas en:

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
• Real Decreto 1007/2023, que desarrolla los requisitos técnicos para los sistemas de facturación (VeriFactu).

Estas normas exigen que todas las facturas contengan ciertos datos imprescindibles y que se expidan en los plazos legales. Además, desde la entrada en vigor del sistema VeriFactu, los software de facturación deben garantizar la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas.

¿Cuándo es obligatorio emitir una factura?

Debes emitir factura siempre que:

• Vendas productos o prestes servicios a otras empresas, autónomos o entidades públicas.
• Realices exportaciones.
• Realices entregas intracomunitarias exentas de IVA.
• Tu cliente lo solicite para deducirse el IVA o justificar un gasto.

En operaciones con consumidores finales (particulares), es suficiente con un ticket simplificado, salvo que el cliente pida factura completa.

¿Qué datos debe incluir una factura?

Según la normativa vigente, una factura debe contener al menos:

1. Número y serie de la factura: Cada factura debe tener un número único dentro de una serie consecutiva. Puedes tener diferentes series para distintos tipos de facturas (p. ej., rectificativas).
2. Fecha de expedición: Día en que emites la factura.
3. Datos del emisor:
   • Nombre o razón social.
   • NIF (Número de Identificación Fiscal).
   • Dirección fiscal completa.
4. Datos del receptor:
   • Nombre o razón social.
   • NIF/CIF.
   • Dirección fiscal.
5. Descripción detallada de los bienes o servicios prestados: Qué has vendido o qué servicio has prestado.
6. Base imponible: Importe total antes de impuestos.
7. Tipo impositivo (IVA): El porcentaje aplicable (por ejemplo, 21 %, 10 % o 4 %).
8. Cuota de IVA: La cantidad que resulta de aplicar el tipo de IVA a la base imponible.
9. Otros impuestos aplicables: En Canarias, se aplica el IGIC (en lugar del IVA), o el IPSI en Ceuta y Melilla.
10. Total de la factura: La suma de la base imponible más los impuestos.
11. Indicación de exención de IVA (si aplica): Por ejemplo, si se trata de una operación exenta según la Ley del IVA.

Ejemplo práctico de factura

Número: 2024-001
Fecha: 07/05/2025
Emisor: Juan López (NIF: 12345678A), Calle Mayor 10, Madrid.
Cliente: Empresa X (CIF: B98765432), Avda. Las Palmas 22, Las Palmas de Gran Canaria.
Concepto: Diseño de dossier corporativo.
Base imponible: 500,00 €
IGIC (7 %): 35,00 €
Total factura: 535,00 €

¡Importante! Si facturas desde Canarias a la península, normalmente no aplicas IVA ni IGIC (exportación), pero es clave indicar el motivo de exención y que el receptor declare la operación en el modelo correspondiente.

¿Qué es una factura electrónica y qué exige la ley?

Desde la publicación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y el Real Decreto 1007/2023, la facturación electrónica será obligatoria para todos los autónomos y empresas, con el objetivo de digitalizar la economía y luchar contra el fraude fiscal.

Puntos clave:

• La factura electrónica debe conservarse durante al menos 4 años.
• El sistema de facturación debe generar un registro seguro y firmado digitalmente (VeriFactu).
• La AEAT puede requerir que se envíen las facturas en tiempo real.

Consulta la normativa actualizada en la Agencia Tributaria.

Plazos para emitir y enviar facturas

• Factura ordinaria: Dentro del mes natural siguiente al momento de la entrega del bien o prestación del servicio.
• Facturas intracomunitarias: Antes del día 16 del mes siguiente a la operación.

Además, si el destinatario es una administración pública, la factura debe enviarse obligatoriamente a través de la plataforma FACe (Facturae).

Consejos para evitar errores comunes

• Comprueba siempre el NIF/CIF de tu cliente.
• Ten en cuenta el tipo impositivo correcto según la localización (IVA, IGIC o IPSI).
• Usa un software homologado (como Ábako) para asegurar que cumples los requisitos VeriFactu y evitas sanciones.
• Numera tus facturas correlativamente, incluso si usas varias series.

En conclusión, hacer una factura es un proceso sencillo si sabes qué debe incluir y te apoyas en herramientas digitales que aseguren el cumplimiento de la ley. La correcta emisión de facturas no solo es clave para evitar problemas con Hacienda, sino también para llevar una contabilidad ordenada y profesionalizar tu negocio.